貯水槽清掃の作業報告書の書き方：記載事項と保存

様式は法令で決まっているか

今回確かめた水道法・建築物衛生法の条文と、告示第119号・第262号には、清掃業者が作る作業報告書の様式の定めはありません。

東京都健康安全研究センターは、登録の申請に添える「作業実施方法等」の作成例で、作業報告の作成手順と報告書の記載内容を営業所ごとに具体的に書くよう求めています。横浜市も、登録の申請の書類に清掃作業報告書の様式を挙げています。

報告書に入れる事項

東京都の作成例には、清掃作業の終了後に次の内容を含む報告書を作り、速やかに依頼者に出し、控えを作って保存する例が示されています。

同じ作成例の別の例では、清掃作業中に補修工事をした場合、その内容を所見事項欄に書くとしています。

水質の5項目は基準値と並べて書く

告示第119号は、水張り終了後に給水栓と貯水槽内の水を検査し、基準を満たすことを確かめるよう定めています。基準を満たさない場合は原因を調べて必要な措置を講じます。報告書には測った値と基準を並べると、読み手が判定を確かめやすくなります。

書いてから渡すまで

1. 1

   現場で記録する

   工程の時刻、点検の良否、消毒の条件、水質の値、前後の写真を残す。

2. 2

   監督者が確かめる

   基準を満たさない値があれば、原因と措置を所見に書く。

3. 3

   依頼者に出す

   作業後、速やかに報告書を依頼者に出す。

4. 4

   控えを保存する

   控えを作って自社でも保存する。

報告書が後で使われる場面

作業報告書は、渡したあとも建物の側で記録として使われます。どこで見られるかを知っておくと、書く内容の抜けを防げます。

部数と保存の年数

横浜市の登録基準は、作業報告書を2部作り、1部を建築物の所有者に渡し、1部を5年間保存するよう定めています。保存の年数は自治体の基準で確かめてください。

東京都健康安全研究センターが立入検査で見る点として、貯水槽清掃報告書に清掃従事者全員の検便実施記録が添付されているかが挙げられています。検便の記録は個人の情報なので、扱いの決まりを社内で決めておきます。